電子メールの断捨離|迷惑メールフォルダとゴミ箱の使い分け


 

不要なメールを処理する時に、迷惑メールフォルダとゴミ箱を使うが、使い分けなどあまり考えることが無い。

デジタル断捨離を意識すると、基本的な考え方を整理しておいた方が良さそうだ。

要件(順不同)

  1. 必要なメールを間違えて、迷惑メールフォルダやゴミ箱に入れないこと。
  2. 迷惑メールフォルダには内容をチェックしなくても問題にならないものを自動的に振り分ける。タイトルや差出人や内容(一定のキーワード)で容易に重要でない物と容易に判断できるもの。

迷惑メールフォルダ:

  • (1)フィルターによる振り分け
  1. 有用な情報サービスを期間限定で収容する。 
  2. フィルター名のラベルを付与する方が管理しやすくなる。フォルダーの内容は参考情報類のメールが大半で、3カ月後自動削除となるが、時間に余裕があれば、3カ月以内にチェックする事も出来る。
  • 迷惑メール報告による振り分け
  1. 迷惑メールとして報告(メーラーの中の迷惑メール指定操作)することで、以後は自動的に迷惑メールフォルダに収容される。登録件数の制限があるので、あまりコントローラブルではない。
  2. 量が多く、継続的なものはフィルターを作成してもよい。
  3. 必要なメールが迷惑メールフォルダに収容されていた場合は、迷惑メールの設定の見直しを行う。
  • 迷惑メール自動振り分け:
  1. キーワードなどからメールシステムが自動的に迷惑メールと判断して振り分けるもの。
  2. 迷惑メールフォルダチェック時に、時間に余裕があれば、削除しておく(ゴミ箱に移す)。

ゴミ箱:

  • (1)フィルターによる振り分け
  1. チェックする必要もない悪質メール類はゴミ箱用フィルターを用意して、最初からゴミ箱に収容する。
  2. この場合は、どのフィルターを通したものか識別ラベル(宛名なし・Viagraなど)を付与しておいた方が良い。
  • (2)手動振り分け
  1. 受信箱、あるいは迷惑メールフォルダで内容を確認して用済みとなったメールは「削除」操作する事をゴミ箱に収容される。
  2. 都度判断がスムーズにできるように一定の考え方(保管基準など)が必要。

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注意すべきは、

  1. 迷惑メールフォルダ、ゴミ箱は自動削除のため、不測の事態に備えて、1日に1回のチェックを心掛ける。
  2. メールのチェックの順番は、①ゴミ箱、②迷惑メールフォルダ、③受信箱。
  3. チェック済みメール(不要メールと確認済みメール)は、受信箱の中も、迷惑メールフォルダの中も、容易に判断できるものは削除しておく。


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