電子メールの断捨離｜迷惑メールフォルダとゴミ箱の使い分け

 

不要なメールを処理する時に、迷惑メールフォルダとゴミ箱を使うが、使い分けなどあまり考えることが無い。

デジタル断捨離を意識すると、基本的な考え方を整理しておいた方が良さそうだ。

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要件（順不同）

1. 必要なメールを間違えて、迷惑メールフォルダやゴミ箱に入れないこと。
2. 迷惑メールフォルダには内容をチェックしなくても問題にならないものを自動的に振り分ける。タイトルや差出人や内容（一定のキーワード）で容易に重要でない物と容易に判断できるもの。

迷惑メールフォルダ：

• （１）フィルターによる振り分け

1. 有用な情報サービスを期間限定で収容する。 
2. フィルター名のラベルを付与する方が管理しやすくなる。フォルダーの内容は参考情報類のメールが大半で、３カ月後自動削除となるが、時間に余裕があれば、３カ月以内にチェックする事も出来る。

• 迷惑メール報告による振り分け
  

1. 迷惑メールとして報告（メーラーの中の迷惑メール指定操作）することで、以後は自動的に迷惑メールフォルダに収容される。登録件数の制限があるので、あまりコントローラブルではない。
2. 量が多く、継続的なものはフィルターを作成してもよい。
3. 必要なメールが迷惑メールフォルダに収容されていた場合は、迷惑メールの設定の見直しを行う。

• 迷惑メール自動振り分け：

1. キーワードなどからメールシステムが自動的に迷惑メールと判断して振り分けるもの。
2. 迷惑メールフォルダチェック時に、時間に余裕があれば、削除しておく（ゴミ箱に移す）。

ゴミ箱：

• （１）フィルターによる振り分け

1. チェックする必要もない悪質メール類はゴミ箱用フィルターを用意して、最初からゴミ箱に収容する。
2. この場合は、どのフィルターを通したものか識別ラベル（宛名なし・Viagraなど）を付与しておいた方が良い。

• （２）手動振り分け

1. 受信箱、あるいは迷惑メールフォルダで内容を確認して用済みとなったメールは「削除」操作する事をゴミ箱に収容される。
2. 都度判断がスムーズにできるように一定の考え方（保管基準など）が必要。
   

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注意すべきは、

1. 迷惑メールフォルダ、ゴミ箱は自動削除のため、不測の事態に備えて、１日に１回のチェックを心掛ける。
2. メールのチェックの順番は、①ゴミ箱、②迷惑メールフォルダ、③受信箱。
3. チェック済みメール（不要メールと確認済みメール）は、受信箱の中も、迷惑メールフォルダの中も、容易に判断できるものは削除しておく。

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電子メールの断捨離（１）

• Email Spam

最近、グーグルからストレージ容量が一杯になったから削除するか、有料プランに入れと言ってきた。グーグルは太っ腹でお１人様あたり１５GB辺りまでは無料で使えた。でもその容量は、グーグルドライブの容量なども加算されるのでメールだけで１５GBまで行ける訳ではない。

ま、それが断捨離を思い立った切っ掛けだ。世界中のGメール利用者が、多かれ少なかれ、似たような問題を抱えて、それぞれ手を打っているだろう。

昔のグーグルはメールの整理など時間の無駄。Gメールは容量は気にしないで良いと言っていたけど、今は迷惑メールでストレージリソースが潰されそうで、不本意ながら腰を上げたのだろう。

グーグルの真の狙いは、やはりスパムメールの一掃ではないか。全く、不幸な事態の犯人はスパムメールだからだ。一人一人にスパムメール対策を要請しているのが実情と理解すべきだろう。

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メールの仕分け

｜A｜ メールが来ることを予め承知しているもの。基本的にスパムではない。

• 業務上のやり取り。
• 個人的なやり取り。
• ニュースサイト等の登録先からの情報収集。→実質的なスパムになる事が多い。

1. 特徴：送信先を個別に認識してメールしている。

｜B｜想定外のメール。スパムメール/ゴミメール。

• 広告目的等の歓迎しないメール。
• フィッシング詐欺等の悪質なメール
• 不健全なメール（出会い系、エッチ/エログロ系、その他）

1. 特徴：送信先を個別に認識していない。不適切な方法で入手/作成したリストを使ってのメール。 

 ｜C｜いきなりゴミ。

• 仕分け以前の問題として、メールの宛先に自分のメアドの記載が無いものはゴミ箱へ入れる。（ゴミ箱直行便のフィルターを作る）

1. メールリスト。止むを得ず例外があれば救済用のフィルターを作る。
2. Cc。写しなら参考情報。重要ではない。
3. Bcc。これも基本的に参考情報。

• 個の施策で、不健全メールなどの多くは初期段階で回避できる。

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メールフォルダーの構成：

基本的なお浚いの１つとして、この頃（嫌もうずっと前から）、メールフォルダーには、新着メールが格納される受信箱、迷惑メールが格納される迷惑メール箱、削除したメールが収まるゴミ箱の３つが用意されている。

自分で任意に仕分け箱（フォルダーまたはフィルタ―またはラベル）を作ることも出来る。

Gメール/Yメールでは、迷惑メール箱に格納されたメールは３か月経過する時点で自動的に消去される。間違えて迷惑メールの扱いにしたものの救済を可能とするためと思われる。実際にも、知らぬ間に迷惑メールに仕分けされていた大事なメールということはままあることだ。その他の有力なメールサービスも同様の扱いになっているかも知れない。

同様に、ゴミ箱に格納されたメールについても、格納後３か月はゴミ箱内に保持されるが、３か月経過時点で自動的に削除される。削除されたものは基本的に回復できない。

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迷惑メールの報告：

これはメールを特定する、キーワード、発信者メアド、 などをメールサーバーに報告することで、メール受信段階で自動的に迷惑メール箱に迷惑をメールを収容する他雨のもの。

３か月経過自動削除の特性を利用して、特に重要と思われない収集情報メールも収容すれば、都度削除の手間がかからないメリットがある。見過ごしても特に問題が起きないレベルの情報メールは迷惑メールとして扱った方が、受信箱をスリムに運用できる。

所謂「お知らせ」の類は、時間が経過したら無意味なものが殆どだから、最初から迷惑メール扱いが手間が省ける。但し、見落とし、間違い、お宝情報の可能性もあるので、お作法として、受信箱をチェックする時、迷惑メール箱のチェックを怠ってはいけない。

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登録解除/配信停止：

有用性が確認できない「お知らせ」の類は、メールそのものが不要だから、登録先に配信停止の手続きをしておくこと。参考までに登録してそのままになっているものも多い筈だ。

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ゴミ出し：

以上は、最初からゴミメール、単なる情報メールと分かっているものの仕分け。断捨離の前処理となる。

断捨離が大変なのは、ゴミをゴミとして出すことではない。ゴミをゴミとして出すのはフィジカルでは簡単。毎日やっている。

一見するとゴミに見えないものを始末するのが大変なのだ。

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（続く）

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