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不要メール棚卸
：迷惑メールまたは削除フィルターに設定するもの。
フィルターを作成する場合は、ミニマム「発信者名」と「用件/案件名」を特定する事。
メール削除の前に、名簿（社名/部門/個人）及び案件リスト（プロジェクト/用件）をアップデートすること。
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プロモーション関連｜⇒「迷惑メール」（１か月自動削除）
- 売込み案内。キャンペーン。見ないと機会損失はある。ダメージは限定的。
- プロモーションの有効期間は１か月程度が多いので、基本的に迷惑メール（１か月で自動削除）の扱いをする。
- 実際に利用している企業・サービスをメイン。
- キャンペーンのチェックは１日１回を超えないこと。全数は不要。目につくものだけ。基本的に時間の無駄。
- 【注意】全く関心のない商品サービス企業のDMはチェックする必要もないのでフィルターで直接ゴミ箱に自動収容させること。面倒でなければ配信停止。
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ニュース｜⇒「迷惑メール」（１か月自動削除）
- プロモーションと同じ扱い。興味のあるニュースは迷惑メール扱い。
- 【注意】全く関心を失ったものは内容チェックするだけ無駄なので最初からフィルターでゴミ箱に収容。面倒でなければ配信停止。
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/お知らせ/
- 一括りにしにくいので、内容確認して削除。
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登録完了通知｜⇒「レビューして削除」
- メンバーニュース配信メンバー登録などの完了通知。
- アカウント登録の場合はパスワード、第２暗証、秘密の質問などセキュリティ情報と関連を持つことがある。
- 目視確認して速やかに削除するのが正しい振る舞い。フィルターによる自動削除は不適当。
- レビュー要領：【注意】必要なものは台帳（アカウントリス等）に反映。
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ＳNS通知｜⇒「迷惑メール」（１か月自動削除）
- SNSは、ツイッターでもフェイスブックでもアカウントを開設すると頻繁に通知を流してくる。ＳNS内のコミュニケーションを支援する通知が殆ど。
- シリアスなもの（アカウントや記事の削除、法令違反）は皆無とは言えないが極めて少ない。【注意】もしシリアスなものを分離できるなら、迷惑メールの設定に反映させること。
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セキュリティ通知｜⇒「レビューして削除」
- ログイン、デバイス変更、入出金、パスワード変更、その他。
- 迷惑メール/フィルター削除処理は行わないこと。目視確認後、手作業で削除。
- レビュー要領はケース別の整理すること。
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商品購入関連｜「５年経過」または「レビューして削除」
- 注文、決済、配送、受領、初期品質、問い合わせ、クレーム、キャンセル、返品、その他
- 商品が無事届いて使用して問題が無ければ不要。その見極めで、商品は普通１年保証・延長で３年。アマゾンなどには返品期限も設定されている。この期間はやり取り記録の廃棄はＮＧ。
- 前回の状況を把握できるように５年程度保管する。
- 税務署の問い合わせ対応可能なように５年程度維持する。
- レビューを行うこと。商品サービスのレビュー：再度購入に値するか。業者のレビュー：再度利用するに値するか。
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予約関連｜「５年経過」または「レビューして削除」
- 宿泊、フライト、レンタカー、レストラン、観劇、その他の予約関連メール。
- トラベル関連フライト関連の予約関連メール。
- 商品サービスの一環として理解できるので商品と同じ扱いにする。
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医療関連｜「１０年経過」またはレビューして削除
- 医療に関連するメール。実数は現時点では殆どない。
- ワクチン接種予約
- 領域の特性を考慮して長期間の保管を前提とする。
- レビューの構造設計が必要。
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私信｜「１０年経過」またはレビューして削除
- 個人的な日常のやり取り。メモリアルとゴミが混在する。
- レビューは、名簿への反映、及びインプレッション＆エピソード。（ちびまる子ちゃんモード）
- １０年経過したら廃棄。
- 業務連絡｜１０年経過後または名簿記帳後に廃棄
- 仕事の諸連絡がメイン。知人の場合は私信的内容も入ることがある。メモリアルとゴミが混在する。
- 名簿に反映させる。インプレッション＆エピソード。（ちびまる子ちゃんモード）
- １０年経過したら廃棄。
- 自分宛（セルフ）２年経過後またはメモランダム反映後に廃棄
- 自分から自分に充てて発信するメール。
- アイデア、アクションリスト、備忘録、メモ、控え、参考情報、下書き、等々様々。
- 多くは情報価値を失っている。一部、依然有用な内容はメモ(20xx)に反映させる。
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拒否メール｜フィルターにより削除
- 【注意】全く関心のない商品サービス企業のDMはチェックする必要もないのでフィルターでゴミ箱に自動収容させること。面倒でなければ配信停止。
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考え方
- ゴミ箱は中を開けて穿り返さない。基本的に放置。だから削除フィルターは過剰にカバーしないようにプリサイスな設計にすること。
- 迷惑メールは１日１回さらっとチェック。
- 受信メールは処理して削除。
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発信メール
- 基本的には送受信一体で管理。
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添付ファイル
- これは厄介。
- 画像、映像、文書、その他。
- 日付とfrom/to誰のタグが多分必要。
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